Store flyttedag hos familien Aller

Den 10. august 2009 var store flyttedag hos Aller Media. 550 mennesker med hver fire flyttekasser skulle flyttes. Udfordringerne var store, men resultatet blev bedre end forventet.

Af Pia Olsen/Citat.

Ude og Hjemme, Familiejournalen, Se & Hør og Vi Unge – er alle gamle velkendte brands, der 10. sidste år fik nye omgivelser. De flyttede nemlig ud i det 28.000 kvm. store Aller Domicil på Havneholmen i København. De 550 mennesker skulle flytte arbejdsplads uden at overskride en eneste deadline.

”Vi vidste, at det var en proces, der kun kunne lykkes, hvis alt var nøje planlagt,” siger økonomidirektør Lasse Bjerggaard, der har været en af drivkræfterne bag flytningen.

Da medarbejderne fik besked på, at flytningen skulle foregå over en weekend, og at alt ville være oppe at køre, når de mødte på arbejdet, var mange skeptiske.

”Jeg må ærligt indrømme, at da vi fik besked om, at vi skulle gå hjem fra det gamle kontor om fredagen, og mandag morgen møde på det nye kontor, hvor alt ville fungere, så troede jeg ikke på det. Jeg regnede med, at det ville være kaos,” siger sikkerhedsrepræsentant Jørgen Sander, som til daglig arbejder, som layouter på Se & Hør.

Men det lykkedes. Alt var virkelig klappet og klart til produktion, mandag morgen.

”Jeg måbede simpelthen. Det var meget imponerende. Vi skulle bare pakke vores fire flyttekasser ud igen, og så kørte det hele videre,” siger Jørgen Sander.

Medarbejderne var med i planlægningen

Ambitionen var, at medarbejderne skulle flytte både fysisk og mentalt. Og derfor fik de i vid udstrækning mulighed for at præge både selve flytningen, og den nye arbejdsplads.

”Vi nedsatte en række fokusgrupper, hvor medarbejderne selv skulle komme med løsninger og ønsker. Eksempelvis havde vi fokusgrupper om lyset i forhold til grafikere og layoutere, og om den personlige arbejdsplads. Her skulle medarbejderne blive enige om blandt andet borde, stole, skærme og reoler. Det er jo deres arbejdsplads, så det skal fungere for dem,” siger Lasse Bjerggaard, der oplevede, at medarbejderne gik ind i arbejdet med stort engagement. Også selvom de ikke altid fik deres vilje.

”Det var jo ikke altid, at de kunne blive enige i fokusgrupperne, og så måtte det afgøres på demokratisk vis. Det tror jeg, var en sund proces også selvom, der naturligvis var folk, som var utilfredse ind imellem,” konstaterer han.

Nedbryde barrierer

En af de største forandringer for medarbejderne har været at flytte fra små individuelle kontorer til storkontor. Fra ledelsens side var det et meget bevidst valg. De ønskede at tilføre firmaet ny dynamik. I det nye hus sidder der i dag annonce-folk, it-folk og journalister side om side.

”Vi ønskede, at nedbryde barriererne imellem de forskellige områder. Medarbejderne på redaktionerne skulle kende dem i it-afdelingen, så de ikke bare er de ”IT-nørder”, der ikke kan få tingene til at virke. Vi tror, at det vil lette arbejdsgangen væsentligt og samtidig gøre arbejdspladsen mere interessant,” siger Lasse Bjerggaard, der også selv har fået nye vilkår.

”Jeg har et lille kontor men med glas ude til gangen, så jeg har visuel kontakt med kollegerne. Jeg har egentlig altid været chef med åben dør, men jeg kan mærke, at medarbejderne nu føler, det er nemmere at henvende sig til mig,” siger han.

Hver sin kultur

I dag har folk lært hinanden at kende på tværs af fag og redaktioner, og det har gjort arbejdspladsen sjovere og bedre. Men i starten skabte det usikkerhed.

”Før i tiden gik man ikke bare ind på hinandens redaktioner. Vi var jo konkurrenter, og de andre skulle jo ikke nødvendigvis se, hvad vi sad med. Samtidig havde hver redaktion sin kultur. I den nye bygning er vi blevet tvunget til at åbne os op mod omverdenen,” siger Jørgen Sander.

Redaktionerne har måttet lave regler og udvikle etikker, som ikke var nødvendige før, da man bare kunne lukke døren.

”Vi har snakket sammen og aftalt, at de sidste par dage op til deadline, der smutter man ikke lige over til sin kollega på Billedbladet for at få en sludder. Og ser man en kendt person i receptionen, som skal interviewes af et andet blad, så holder man fingrene væk – det er deres, og vi må finde vores egen,” forklarer Jørgen Sander, der ved nærmere eftertanke også tror, at den slags interview måske i højere grad foretages ude i byen end tidligere.

Fire hyldemeter per medarbejder

En stor opgave i forbindelse med flytningen har været oprydning. I det nye domicil er der nemlig langt mindre arkiv plads end i de gamle kontorer.

”Vi besluttede, at hver medarbejder fik fire hyldemeter. Og for at få dem til at overholde det, fik de kun udleveret fire flyttekasser. Flyttefolkene fik besked på, at de kun måtte tage de autoriserede kasser med. Så det var en meget kontrolleret proces,” siger Lasse Bjerggaard.

I starten overhørte medarbejderne budskabet om at rydde op. Men som tiden nærmede sig, gik sagens alvor op for dem.

”Vi kørte simpelthen store grønne affaldscontainere op på gangene og holdt oprydningsdage kontor for kontor,” fortæller Lasse, der også fandt masser i sin egen reol, som han ikke havde brug for mere.

”Gamle lærebøger og introduktioner til wordperfekt, det er jo altså ikke lige noget, man får brug for mere,” siger han med et smil.

Hvad arkiv angår så har medarbejderne alle moderne faciliteter til deres rådighed, så de kan scanne ind og digitalisere.

Nye tider

Postbuddet, der før gik fra kontor til kontor med dagens post, er ikke flyttet med i det nye domicil. I dag må alle medarbejdere selv hente deres post i et centralt dueslag, der er på hver etage.

”Vi ønskede mere mobilitet i virksomheden, og dueslaget er et led i den strategi. Vi bevæger os alle sammen mere rundt i virksomheden end tidligere,” siger Lasse Bjerggaard.

Små hyggelige kontorer med nips og minder fra alverdens oplevelser, er også fortid.

”I starten var det svært at forestille sig, at man ikke havde sit eget kontor med et personligt præg. Og jeg tror, at en del medarbejdere stadig kan savne det. Vi har mistet noget i forbindelse med flytningen, og fået noget andet i stedet. For mit eget vedkommende er fordelene større end ulemperne. Vi har byen mest pragtfulde udsigt, og jeg er stolt af at arbejde i denne her bygning. Den er jo fantastisk,” siger Jørgen Sander.